Binnen de rijksoverheid sta je als leidinggevende of HR-adviseur regelmatig voor de vraag hoe je kunt ingrijpen bij een conflict op de werkvloer. Kun je zelf nog in gesprek of is een andere interventie nodig? En stel je dan mediation voor, of is een lichtere interventie voldoende? Een voorbeeld van zo’n lichtere interventie is een gesprek onder begeleiding, dat overeenkomsten kent met het meer formele mediationtraject, maar er zijn ook enkele verschillen. In dit artikel leggen we je dat uit.
Wanneer mediation?
Mediation is een gestructureerd en vertrouwelijk proces, waarbij een onafhankelijke mediator partijen begeleidt naar een gezamenlijke oplossing. Dit instrument kenmerkt zich door (over het algemeen) meerdere gesprekken (gemiddeld 3 à 4), een formele start van het traject in de vorm van een mediationovereenkomst en het vastleggen van de gemaakte afspraken, als partijen daartoe komen. In de mediationovereenkomst leg je onder meer met elkaar vast dat de tijdens het traject gedeelde informatie vertrouwelijk wordt behandeld en niet elders gebruikt kan worden. Het is een effectief instrument om vastgelopen zaken verder te helpen, maar wordt soms door partijen ervaren als een ‘te zwaar’ middel of simpelweg niet goed passend bij de situatie die voorligt.
Mediation te zwaar, maar wel een interventie nodig?
De naam zegt het eigenlijk al: bij een gesprek onder begeleiding zijn partijen best nog wel ‘on speaking terms’, maar vinden zij het prettig als een neutrale derde aanwezig is om het gesprek in goede banen te leiden. De mediators van het RABA (Rijksloket Advies en Bemiddeling Arbeidszaken) zijn ook inzetbaar voor dit soort interventies en kunnen helpen om misverstanden te verhelderen en de communicatie een duwtje in de rug te geven. Een vergelijkbare rol als bij mediation, maar dan zonder de formaliteiten zoals beschreven in de vorige alinea. Ook in deze variant stelt de mediator van het RABA zich te allen tijde onafhankelijk en neutraal op.
Een gesprek onder begeleiding in een vroegtijdig stadium voorkomt juridisering en verharding (zoals dat bij de start van bepaalde mediations al wel het geval is), is dus minder formeel en vooral gericht op het herstellen of verbeteren van de communicatie, zodat partijen weer constructief verder kunnen. Door de laagdrempeligheid van het middel hebben partijen ook sneller resultaat. De praktijk laat zien dat welwillende partijen met 1 à 2 gesprekken een heel eind kunnen komen.
Tot slot
Uiteindelijk bepaalt de mate van escalatie in een conflict welke interventie passend is (meer over de verschillende stadia van conflicten lees je in dit eerdere weblog). Met dit artikel hopen we dat het gesprek onder begeleiding iets meer in de spotlight komt te staan, want de praktijk laat zien: hoe eerder je intervenieert, des te groter is de kans op herstel of oplossingen.