Op deze website wordt toegelicht wat je kunt verwachten als je een kwestie voorlegt bij het RABA. Wij voeren – altijd op vertrouwelijke basis – een verkennend gesprek met degene die contact met ons opneemt, om te horen wat er precies speelt en om een ‘conflictdiagnose’ te stellen. Het kan zijn dat de persoon in kwestie daarmee voldoende is geholpen. Ook komt het soms voor dat wij op basis van het eerste contact doorverwijzen naar bijvoorbeeld een personeelsraadgever of de Geschillencommissie Rijk. In andere gevallen wordt – altijd in overleg – contact opgenomen met de andere betrokkene(n), ook voor een verkennend gesprek. Hoe stellen wij vast of een kwestie zich leent voor mediation?
Voorwaarden voor mediation
In eerdere weblogs hebben we al uitvoerig beschreven dat mediation een uiterst effectief instrument kan zijn, waarbij partijen zelf bepalen hoe ze uit een lastige situatie komen. Tegelijkertijd gelden er aan de voorkant wel een aantal voorwaarden. Wij maken hierbij onderscheid in de begrippen vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en onderhandelingsruimte en -bereidheid.
Vrijwilligheid
De eerste voorwaarde, en misschien wel de belangrijkste: mediation valt en staat met de bereidheid van partijen om eraan deel te nemen. In de fase van de verkennende gesprekken toetsen wij of van deze vrijwilligheid sprake is, waarbij er op voorhand best wat twijfel mag bestaan over de vraag of mediation ook tot oplossingen gaat leiden. Belangrijk is dat partijen bewust voor deze oplossingsrichting kiezen, waarmee zij impliciet ook naar elkaar uitspreken dat ze er (bij voorkeur) onderling uit willen komen.
De vrijwilligheid van mediation betekent overigens niet dat het vrijblijvend is, want zolang partijen met elkaar in gesprek zijn, wordt ook een inspanning van hen verwacht om ergens te komen. De vrijwilligheid van mediation brengt wel mee dat partijen gaandeweg het proces te allen tijde kunnen besluiten om het mediationtraject te beëindigen.
Vertrouwelijkheid
De tweede belangrijke voorwaarde voor mediation is dat alle informatie die gedurende het mediationtraject wordt uitgewisseld, aan tafel, maar bijvoorbeeld ook per e-mail, vertrouwelijk wordt behandeld. Om tot een duurzame oplossing te komen, is het nodig om vrijuit te kunnen spreken en om bij de kern van de kwestie te komen, zonder er bezorgd over te hoeven zijn dat de gedeelde informatie elders terechtkomt of wordt gebruikt.
Deelnemers willen zich soms laten vergezellen door een derde partij, zoals aan werkgeverszijde de HR-adviseur of aan de kant van een werknemer een vertrouwenspersoon of (juridisch) gemachtigde. Het uitgangspunt is: veel is mogelijk, zolang beide partijen zich kunnen vinden in het gezelschap dat aan de mediation deelneemt en zolang het gesprek wel primair plaatsvindt tussen de partijen om wie de kwestie draait.
Alle in mediation betrokken personen conformeren zich aan dezelfde vertrouwelijkheid als die partijen en de mediator in acht nemen. Zij tekenen de mediationovereenkomst als zij vanaf het begin aansluiten, of een en ander kan met behulp van een geheimhoudingsverklaring worden gewaarborgd. Het komt ook voor dat partijen met elkaar afspreken welke informatie met derden kan worden gedeeld. In dat geval komt er niet altijd een geheimhoudingsverklaring aan te pas.
Onderhandelingsruimte en -bereidheid
Tot slot is voor mediation van belang dat er voor partijen ruimte is om met elkaar ergens te komen. Is er – in welke vorm dan ook – geen enkele bereidheid om een stap te zetten, dan kun je je afvragen of mediation wel de juiste interventie is. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een tijdelijke arbeidsovereenkomst door de werkgever niet wordt verlengd of een waarschuwing is opgelegd. Als de werkgever niet bereid is daar nog iets aan te doen, terwijl een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ofwel het schrappen van de waarschuwing voor de werknemer de enige acceptabele uitkomst is, dan is men soms beter geholpen met een inhoudelijk advies of met een uitspraak van een derde over de rechtmatigheid van de zaak.
Ook gaandeweg kan een gebrek aan onderhandelingsruimte en -bereidheid reden zijn om een mediation te beëindigen, bijvoorbeeld als partijen met communicatieproblemen zich blijven ingraven en gesprekken tot niets leiden.